Kto odpowiada za dane
Administratorem danych jest SMARTCOG Sp. z o.o., ul. Józefa Elsnera 34/55, 02‑680 Warszawa, NIP 9182164047, kontakt: kontakt@smartcog.net. W sprawach danych osobowych pisz na ten adres.
Trzy poziomy, trzy zakresy danych
1. Ankieta i plan (bez konta)
Zbieramy odpowiedzi z ankiety (wiek, orzeczenie, obszary pomocy, dochód w przedziale, sytuacja rodzinna, gmina) i opis sytuacji własnymi słowami. Prosimy, by nie wpisywać nazwisk, adresów ani numerów PESEL; zanim opis trafi do asystenta AI, automatycznie maskujemy numery PESEL, telefony, adresy e‑mail i adresy z numerem domu. Plan otwiera się po potwierdzeniu adresu e‑mail. Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a dla informacji o zdrowiu zawartych w opisie: wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a). Dane ankiety usuwamy po 90 dniach od potwierdzenia, a bez potwierdzenia po 7 dniach.
2. Konto
Konto powstaje z potwierdzonego adresu e‑mail. Logujesz się linkiem lub kodem wysłanym na e‑mail, a jeśli chcesz, także hasłem, które ustawisz na koncie. Hasła nie przechowujemy: w bazie jest tylko jego nieodwracalny skrót (scrypt z losową solą). Przechowujemy adres e‑mail (zaszyfrowany, z osobnym skrótem do wyszukiwania), imię, jeśli je podasz, zgody z datami, daty logowań i informacje o sesjach (data, przeglądarka). Odpowiedzi ankiety i opis są w bazie również zaszyfrowane. Podstawa: wykonanie umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b).
3. Teczka sprawy
W teczce zapisujesz dane osoby, którą się opiekujesz (imię, nazwisko, data i miejsce urodzenia, adres, telefon; PESEL i numer dokumentu tylko, gdy wyraźnie zaznaczysz „zapamiętaj”, inaczej zostają w Twojej przeglądarce i trafiają wyłącznie do pobieranego dokumentu; Twój PESEL do pełnomocnictwa nigdy nie jest zapisywany), informacje o jej zdrowiu i funkcjonowaniu z ankiety i opisu, treść wniosku, daty postępowania, wynik orzeczenia oraz teksty przygotowane z asystentem. Podstawa: Twoja wyraźna zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu (art. 9 ust. 2 lit. a) oraz Twoje oświadczenie, że działasz za wiedzą i zgodą tej osoby albo jako jej przedstawiciel ustawowy lub pełnomocnik. Dane osoby i sprawy są szyfrowane w bazie (AES‑256‑GCM); w kolumnach jawnych są tylko identyfikatory, etapy i daty. Przy zgodach zapisujemy datę i skrócony adres IP (bez ostatniego członu).
Czego nie robimy
- Nie przechowujemy wygenerowanych PDF‑ów ani skanów dokumentacji medycznej. Każdy dokument powstaje w chwili pobrania z aktualnych danych i nie zostaje na serwerze.
- Nie przekazujemy danych urzędom ani placówkom. Dokumenty drukujesz i składasz samodzielnie.
- Nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji o Tobie. Ocena szans i propozycje w planie są informacją do Twojej decyzji.
- Nie sprzedajemy danych i nie używamy ich do reklamy poza własnymi informacjami, na które osobno się zgadzasz.
Asystent AI
Do rozumienia opisu, komentarza do planu i pisania tekstów do teczki używamy modelu Claude firmy Anthropic (serwery poza Polską; przekazanie na podstawie standardowych klauzul umownych i umowy powierzenia). Do modelu trafia treść opisu i dane z ankiety po maskowaniu identyfikatorów; nie trafia adres e‑mail ani dane konta. Anthropic nie wykorzystuje danych z API do trenowania modeli. Teksty asystenta są propozycją do Twojej redakcji.
Podmioty przetwarzające
Dostawca serwera (hosting w Unii Europejskiej), dostawca poczty e‑mail do wysyłki linków i przypomnień, Anthropic (asystent AI). Z każdym mamy lub zawieramy umowę powierzenia.
Jak długo
- Sesje ankiety: 24 godziny bez e‑maila, 7 dni bez potwierdzenia, 90 dni po potwierdzeniu.
- Konto i teczki: do usunięcia przez Ciebie albo 12 miesięcy po ostatniej aktywności; 30 dni wcześniej ostrzegamy e‑mailem.
- Linki i kody logowania: 15 minut; sesja logowania: 30 dni od ostatniego użycia.
- Dziennik zdarzeń technicznych (bez danych osobowych): 12 miesięcy.
Twoje prawa
Na koncie pobierzesz kopię wszystkich danych (JSON) i usuniesz konto jednym przyciskiem; usunięcie jest natychmiastowe i obejmuje osoby, sprawy i checklisty. Masz prawo do sprostowania danych (edytujesz je w teczce), ograniczenia przetwarzania, wycofania zgody w każdej chwili (bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie) i skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Zgoda na przypomnienia e‑mail i na informacje od Nestor Family jest osobna i odwołalna w ustawieniach konta.
Bezpieczeństwo
Szyfrowanie danych wrażliwych kluczem przechowywanym poza bazą, połączenia wyłącznie HTTPS, ciasteczko sesji niedostępne dla skryptów, limity prób logowania (po kilku błędnych hasłach logowanie hasłem jest wstrzymane na kwadrans), powiadomienie e‑mailem o zmianie hasła, kopie zapasowe bazy (zawierające dane już zaszyfrowane) przechowywane także poza serwerem, dziennik zdarzeń bez danych osobowych. Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) jest w przygotowaniu przed publicznym uruchomieniem teczki.